Voor wie het werk door meerdere handen ziet gaan
AI in je bedrijf
Eerst maar eens weten waar het werk blijft hangen. Iemand typt orders over, de weekcijfers gaan op zondagavond in Excel, en een klant belt waar zijn spullen blijven zonder dat iemand het antwoord heeft.
Zeven minuten per keer stelt niets voor. Bij elkaar opgeteld niet meer, en niemand heeft het ooit opgeteld. Daar begin ik.
- Binnen één werkdag reactie
- Er valt nu nog niets te beslissen, dat komt na het gesprek
Dit soort dingen bedoel ik.
Zo loopt een opdracht door je bedrijf
- De opdracht komt binnen
- Iemand voert hem in Overtypen uit de mail
- Het systeem Eigen Excel ernaast
- Inplannen
- Wie het uitvoert Belt om iets na te vragen
- De klant Belt waar het blijft
En bij jou
- De cijfers die jij maandag wil zien, zit iemand op zondagavond in Excel te maken
- Je weet pas wat een opdracht heeft opgeleverd als de factuur eruit is
- Je klanten mailen en bellen voor dingen die ze zelf zouden kunnen regelen
- Iedereen zegt dat je iets met AI moet, en niemand zegt wat
Het maakt niet uit wat je maakt of verkoopt: zodra werk langs meerdere mensen en meerdere systemen loopt, gebeurt dit. Herken je het? Dan is het de moeite waard om uit te rekenen wat het je kost.
De simpele som.
Eén medewerker die elke dag een kwartier zoekt, tikt of overtypt.
Dat is zestig uur per jaar. Eén persoon, één gewoonte.
Met vijf mensen op kantoor gooi je er driehonderd per jaar weg.
Elk blokje is één uur die niemand had hoeven maken
Samen driehonderd uur per jaar, alleen hieraan. Bij een werkweek van veertig uur is dat zeven en een halve week waarin er niets af komt.
Dit is één gewoonte. Er zijn er meer, en niemand heeft ze geteld.
Zo ziet het eruit als het opgelost is.
Overtypen uit de mail
- Situatie
- Dagelijks tientallen aanvragen of orders per mail, allemaal net iets anders opgemaakt. Iemand typt ze over in het systeem, zo'n twee uur per dag.
- Oplossing
- Een script leest de mail en de bijlage uit en zet het direct in het systeem. Wat niet zeker is, komt in een rijtje om na te kijken.
Twee uur per dag wordt een paar minuten nakijken.
Bellen om iets na te vragen
- Situatie
- Wie het werk uitvoert belt om te horen wat er ook alweer is afgesproken. Een stuk of vijf keer per dag, en telkens legt iemand anders zijn werk neer.
- Oplossing
- Wat iemand moet weten staat op zijn scherm, en wat hij invult staat meteen bij de rest.
Vijf onderbrekingen per dag minder, aan beide kanten van de lijn.
De cijfers van zondagavond
- Situatie
- Elke week zit iemand twee uur getallen uit drie systemen in één Excel te plakken, zodat jij maandag weet hoe het ervoor staat.
- Oplossing
- Eén overzicht dat zichzelf bijwerkt, uit dezelfde bronnen en met dezelfde definities.
De zondagavond is weg, en de cijfers kloppen ook op woensdag.
Het soort werk dat ik bouw, geen voorstel voor jouw bedrijf. Wat er bij jou moet gebeuren weet ik pas als ik heb gekeken, en soms is het antwoord een instelling in software die je al hebt.
Van kennismaken tot een lijst op tafel.
-
01
Kennismaken
Twintig minuten bellen, of ik kom langs. Je vertelt hoe het werk bij jou loopt. Zie ik het niet zitten, dan zeg ik dat meteen.
-
02
Ik kom over de vloer
Gesprekken met de mensen die het werk doen, meekijken met hoe het echt gaat, cijfers uit je eigen systemen. Voor ik wegga leg ik mijn getallen bij ze terug.
-
03
De lijst
We gaan er samen voor zitten: waar het gedoe zit, wat het per jaar kost, in welke volgorde ik het zou aanpakken.
-
04
Jij beslist
Laten bouwen door mij, door je eigen mensen, of niets mee doen. De lijst is van jou.
Wat je mensen ervan merken.
- Ik praat mét de mensen die het werk doen, niet over ze. Zij weten het beste waar het schuurt.
- Voor ik wegga leg ik mijn getallen bij ze terug. Wat straks op de lijst staat, hebben zij gezien.
- Ik zoek werk dat een computer beter doet dan een mens.
- Jij stuurt vooraf een korte aankondiging rond. De tekst daarvoor lever ik aan.
Wanneer je me niet moet bellen.
- Als je een AI-dashboard zoekt om aan investeerders te laten zien.
- Als je denkt dat AI je personeel kan vervangen.
- Als je liever niet hebt dat ik met je mensen praat. Zonder die gesprekken kan ik niets meten.
Wat er op tafel ligt.
- De lijst: per knelpunt wie er last van heeft, hoeveel tijd het kost en wat dat per jaar betekent
- Dezelfde lijst als spreadsheet, zodat je er zelf in kunt schuiven
- De vijf grootste uitgewerkt: wat het is, wat het kost, hoe ik het zou oplossen
- Samen aan tafel om het door te nemen
Dun genoeg om in één keer door te lezen, geen adviesrapport. Met de verantwoording erbij: waar elk cijfer vandaan komt en wat ik niet heb kunnen controleren.
Eén vaste prijs.
Vind ik geen vijf uur onnodig werk per week, dan stuur ik geen rekening.
Eén gewoonte bij vier mensen is al tweehonderdveertig uur per jaar; mijn grens ligt daaronder. En ja, dat beoordeel ik zelf: hoe ik reken ligt vóór de start vast.
Inbegrepen
- Ik kom bij jou over de vloer. Uitwerken doe ik op mijn eigen kantoor, dus daarna ben je me weer kwijt
- Gesprekken met de mensen die het werk doen
- Kost je mensen één gesprek elk
- Betalen pas na de oplevering
En daarna? Wil je dat we het ook bouwen, dan krijg je daar een apart voorstel voor, maar dat beslis je pas als de lijst er ligt.
Gaat bij jou alles door één paar handen, of praten je systemen al netjes met elkaar, dan haal ik mijn eigen grens waarschijnlijk niet.
Wie er langskomt.
Stef Roes
je vaste aanspreekpunt
Ik ben Stef. Ik kom zelf langs, voer zelf de gesprekken en maak zelf de som. Eén aanspreekpunt, geen wisselend team.
Daarnaast bouw ik onder Roesware maatwerksoftware: webapplicaties, koppelingen en klantportalen. Vanuit Amersfoort, door het hele land.
Dat is het verschil met een adviesbureau, dat een rapport levert en vertrekt. Er staat niets op mijn lijst waarvan ik niet weet hoe het gebouwd moet worden.
Waarom eerst meten en dan pas bouwen
De meeste automatiseringstrajecten beginnen bij een oplossing: een pakket, een tool, een koppeling. Vaak zonder dat iemand heeft uitgerekend wat het probleem eigenlijk kost. Dan bouw je iets dat werkt, maar niet veel oplevert.
| Hoe het meestal gaat | Hoe ik het doe |
|---|---|
| Beginnen bij een tool die iemand ergens heeft gezien | Beginnen bij het werk zoals het nu loopt |
| De onderbouwing wordt achteraf geschreven | Elk knelpunt heeft vooraf een bedrag per jaar |
| Drie maanden bouwen, daarna kijken of het iets doet | Eerst weten wat het oplevert, dan pas bouwen |
Een verkeerd gekozen project kost je geen geld omdat het mislukt. Het kost je geld omdat je drie maanden niet aan het goede hebt gewerkt.
Bouwen is allang niet meer waar het misgaat. Het gaat mis bij wat er gebouwd wordt, en dat is precies wat dit onderzoek eruit haalt.
Wat dit op de vloer betekent
Een verandering die boven wordt bedacht en daarna wordt aangekondigd, levert gedoe op. Niet omdat mensen tegen verandering zijn, maar omdat ze niet gevraagd zijn, en omdat degene die het bedacht heeft het werk zelf niet doet.
Daarom begint dit onderzoek bij de mensen zelf. Ik praat met wie het werk doet, kijk mee zoals het echt gaat, en leg mijn getallen bij ze terug voordat ik wegga. Wie iets anders ziet, zegt het dan. Niet als het al op papier staat. Dat is niet alleen prettiger, het levert ook betere cijfers op: de mensen aan de machine, in de bus of aan de balie weten waar het schuurt, en die vertellen het ook als je er goed naar vraagt en hun leidinggevende er niet bij zit.
En wat er daarna gebouwd wordt, haalt werk weg waar niemand op zit te wachten: overtypen, najagen, dubbel bijhouden. Dat is een makkelijker gesprek dan het klinkt, zolang mensen het hebben zien aankomen in plaats van erna gehoord.
Wat mensen meestal vragen.
01
Kost dit mijn mensen veel tijd?
02
Hoe lang ben je bij ons over de vloer?
03
Wat moet ik zelf regelen?
04
Ik zit niet in de buurt.
05
Gaat dit over of er mensen weg kunnen?
06
Wat als je niks vindt?
07
Wie bepaalt of je die grens haalt?
08
Kan mijn eigen team dit niet uitzoeken?
09
Moet ik daarna met jou verder?
10
Wij willen iets met AI, kan dat?
Zullen we kennismaken?
Je vertelt waar het gedoe zit, ik zeg eerlijk of ik er iets aan kan doen. Je zit nergens aan vast.
Laat je nummer achter.
Geen zin om zelf een moment te prikken? Dan bel ik jou, binnen één werkdag. Je hoeft nog niets te weten of voorbereid te hebben.