AI in je bedrijf
Eerst maar eens weten waar het werk blijft hangen. Iemand typt orders over, de weekcijfers gaan op zondagavond in Excel, en een klant belt waar zijn spullen blijven zonder dat iemand het antwoord heeft.
Zeven minuten per keer stelt niets voor. Veertig keer per week is het 215 uur. Bij elkaar kost dat je al gauw een halve medewerker per jaar, en niemand heeft het ooit uitgerekend. Daar begin ik.
Vind ik geen vijf uur onnodig werk per week, dan stuur ik geen rekening.
Geen verkooppraat. Je vertelt waar het schuurt, ik zeg eerlijk of ik er iets aan kan doen. Zo niet, dan heb je er een kop koffie aan overgehouden.
Dit hoor ik het vaakst. En het antwoord begint altijd bij dezelfde som.
Zo gaat het nu meestal.
Op de werkvloer
- Je verkoper mailt een order door, en op kantoor typt iemand hem over in het systeem
- Een monteur belt vanaf locatie om te vragen wat er ook alweer is afgesproken
- Een klant belt waar zijn spullen blijven, en wie opneemt moet het aan twee mensen navragen
- Iemand houdt naast het systeem een eigen Excel bij, omdat het daar wél klopt
En bij jou
- De cijfers die jij maandag wil zien, zit iemand op zondagavond in Excel te maken
- Alles moet langs jou voor akkoord, ook de dingen waar je niets van vindt
- Je klanten mailen en bellen voor dingen die ze zelf zouden kunnen regelen
- Iedereen zegt dat je iets met AI moet, en niemand zegt wat
Herken je dit? Dan is het de moeite waard om uit te rekenen wat het je kost.
Reken het zelf uit.
Dat kost je per jaar
€ 8.157
Dat is ongeveer 215 uur per jaar, bij 46 werkbare weken.
En dat is één proces. In een bedrijf van jouw omvang vind ik er meestal zes tot tien. Reken er trouwens gerust wat vanaf: wat mensen zelf opgeven haal ik in mijn eigen berekening 15 tot 25 procent naar beneden.
Laat mij het narekenenZo ziet het eruit als het opgelost is.
Iemand typt orders over uit de mail
De order die je verkoper mailt staat een minuut later in het systeem én in Exact
Een monteur belt naar kantoor voor de afspraken
Wat hij moet weten staat op zijn telefoon, en wat hij invult staat meteen op kantoor
Klanten bellen waar hun spullen blijven
De klant krijgt vanzelf bericht bij elke stap
De cijfers gaan op zondagavond in Excel
Eén overzicht dat zichzelf bijwerkt, klaar als jij er maandag naar kijkt
Iemand houdt een eigen Excel bij naast het systeem
Eén eigen systeem dat past bij hoe jullie werken, zodat die lijstjes eromheen niet meer nodig zijn
Iedereen zegt dat je iets met AI moet
Je weet welke twee dingen zich ervoor lenen, en waarom de rest dat niet doet
Dit zijn voorbeelden uit eerder werk, geen voorstel voor jouw bedrijf. Wat er bij jou moet gebeuren weet ik pas als ik heb gekeken, en soms is het antwoord een instelling in software die je al hebt in plaats van iets nieuws.
Van kennismaken tot een lijst op tafel.
Kennismaken
Ik kom langs, of we bellen twintig minuten. Ik stel drie vragen over je bedrijf, en dan weten we allebei of hier genoeg te halen is. Zo niet, dan zeg ik dat.
Ik kom over de vloer
Gesprekken met de mensen die het werk doen, meekijken met het werk zoals het echt gaat, en cijfers uit je eigen systemen. Voor ik wegga leg ik mijn getallen terug bij die mensen.
De lijst
Kort daarna gaan we er samen voor zitten. Waar de tijd weglekt, wat elk knelpunt per jaar kost, en in welke volgorde ik het zou aanpakken.
Jij beslist
Laat het bouwen door mij, laat het bouwen door je eigen mensen, of doe er niets mee. De lijst is van jou.
Wat er op tafel ligt.
- De lijst: per knelpunt wie er last van heeft, hoeveel tijd het kost en wat dat per jaar betekent
- Dezelfde lijst als spreadsheet, zodat je er zelf in kunt schuiven
- De vijf grootste uitgewerkt: wat het is, wat het kost, hoe ik het zou oplossen
- Samen aan tafel om het door te nemen
Dun genoeg om in één keer door te lezen, geen adviesrapport. Met daarbij de verantwoording: waar mijn cijfers vandaan komen en wat ik niet heb kunnen controleren, zodat je zelf kunt nagaan of het klopt.
Eén vaste prijs.
Vind ik geen vijf uur onnodig werk per week, dan stuur ik geen rekening.
- Ik kom bij jou over de vloer, uitwerken doe ik zelf
- Gesprekken met de mensen die het werk doen
- De lijst, en we gaan hem samen doornemen
- Kost je mensen één gesprek elk
- Betalen pas na de oplevering
En daarna? Als je wilt dat we het ook bouwen, krijg je daar een apart voorstel voor — gebaseerd op wat er dan op de lijst staat.
Maar dat beslis je pas als de lijst er ligt.
Roesware bouwt het daarna ook.
Roesware bouwt maatwerksoftware voor bedrijven: webapplicaties, koppelingen en klantportalen. Vanuit Amersfoort, voor opdrachtgevers door het hele land.
Het verschil met een adviesbureau: dat levert een rapport en vertrekt. Wij bouwen het daarna ook. Er staat dus niets op mijn lijst waarvan ik niet weet hoe het gebouwd moet worden.
Ik neem één onderzoek tegelijk aan. Dat beperkt hoeveel opdrachten ik aankan, maar het is de enige manier waarop dit werkt. En je hebt te maken met één vast aanspreekpunt, niet met een wisselend team.
Stef Roes
je vaste aanspreekpunt
Waarom eerst meten en dan pas bouwen
De meeste automatiseringstrajecten beginnen bij een oplossing: een pakket, een tool, een koppeling. Vaak zonder dat iemand heeft uitgerekend wat het probleem eigenlijk kost. Dan bouw je iets dat werkt, maar niet veel oplevert.
| Hoe het meestal gaat | Hoe ik het doe |
|---|---|
| Beginnen bij een tool die iemand ergens heeft gezien | Beginnen bij het werk zoals het nu loopt |
| De onderbouwing wordt achteraf geschreven | Elk knelpunt heeft vooraf een bedrag per jaar |
| Drie maanden bouwen, daarna kijken of het iets doet | Eerst weten wat het oplevert, dan pas bouwen |
| Wat er misgaat merk je bij de oplevering | Waar het op stuk kan lopen staat er vooraf bij |
Dat omdraaien kost je een paar dagen aandacht, en het voorkomt dat je maanden in de verkeerde richting investeert.
Een verkeerd gekozen project kost je geen geld omdat het mislukt. Het kost je geld omdat je drie maanden niet aan het goede hebt gewerkt.
Waarom ik niet weken blijf plakken
Een langer onderzoek levert niet meer op, het levert vooral meer pagina’s op. Het overtypwerk in een mkb-bedrijf zit zelden verstopt: de mensen die het werk doen weten precies waar het schuurt, en die vertellen het ook als je er goed naar vraagt en hun leidinggevende er niet bij zit.
Wat wel tijd kost is het narekenen. Daarom plan ik de gesprekken vooraf, reken ik terwijl ik er ben, en leg ik mijn getallen terug bij de mensen die het werk doen voor ik wegga. Het uitwerken doe ik daarna zelf, en daar hoef ik niet bij jullie voor op kantoor te zitten.
Hoe ik aan de bedragen kom
Elk knelpunt krijgt een bedrag per jaar, opgebouwd uit hoe vaak het voorkomt en hoe lang het duurt. Aantallen komen waar mogelijk uit je eigen systemen, tijden uit meekijken met de klok erbij. Wat mensen zelf opgeven, corrigeer ik naar beneden.
Bij de lijst zit een verantwoording waarin per knelpunt staat waar het getal vandaan komt en hoe zeker het is. Zo kun je zelf nagaan of het klopt, en dat is precies de bedoeling.
"Wij willen iets met AI"
Die vraag krijg ik vaak, en meestal komt hij van buiten: van de bank, van een brancheorganisatie, of van een concurrent die er iets over post. Het is geen slechte vraag. Alleen is er geen antwoord op te geven zolang je niet weet waar bij jou het werk blijft hangen.
Een deel van dat werk leent zich er goed voor: documenten uitlezen, e-mail sorteren, gegevens uit vrije tekst halen, lange stukken samenvatten. Een ander deel juist niet. Praten twee systemen gewoon met elkaar, dan is een koppeling sneller, goedkoper en betrouwbaarder dan een model dat er een gooi naar doet.
Dit onderzoek levert je dus geen AI-advies op, maar een lijst met wat het je kost. Bij een of twee punten is het antwoord AI. Bij de rest is het een koppeling, een instelling die al bestaat, of gewoon iets afschaffen. Dat onderscheid is het verschil tussen een project dat iets oplevert en een pilot die na drie maanden doodbloedt.
Voor wie dit bedoeld is
Voor bedrijven in het mkb waar meerdere systemen naast elkaar draaien en het meeste nog met de hand aan elkaar wordt geknoopt. Ben je nog met een handvol mensen, of is er al veel gekoppeld, dan haal ik mijn eigen grens waarschijnlijk niet — dat hoor je in het eerste gesprek.
Wat mensen meestal vragen.
01
Kost dit mijn mensen veel tijd?
02
Gaat dit over of er mensen weg kunnen?
03
We hebben al veel geautomatiseerd.
04
Hoe lang ben je bij ons over de vloer?
05
Krijg ik een dik rapport?
06
Moet ik daarna met jou verder?
07
Wat als je niks vindt?
08
Wij willen iets met AI, kan dat?
09
Ik zit niet in de buurt.
Zullen we kennismaken?
Je vertelt waar het schuurt, ik zeg eerlijk of ik er iets aan kan doen. Je zit nergens aan vast.
Laat je nummer achter.
Geen zin om zelf een moment te prikken? Dan bel ik jou, binnen één werkdag. Je hoeft nog niets te weten of voorbereid te hebben.