Datamigratie: je oude data meenemen naar een nieuw systeem

Datamigratie: meer dan kopiëren en plakken

Je stapt over naar een nieuw systeem. Misschien een maatwerk webapplicatie, misschien een nieuw CRM of een koppeling met je boekhouding. En dan komt de vraag: wat doen we met al die oude data?

Datamigratie — het overzetten van bestaande gegevens naar een nieuw systeem — klinkt technisch, maar het echte risico zit niet in de techniek. Het zit in alles wat je meeneemt zonder erover na te denken. Verouderde klantgegevens, dubbele records, kolommen waarvan niemand meer weet wat ze betekenden. Als je die zomaar meeverhuist, neem je de rommel van het oude systeem mee naar het nieuwe.

Dit artikel legt uit hoe je een datamigratie goed aanpakt: van opschonen tot testen, en van mapping tot de beslissing wat je beter kunt achterlaten.

Stap 1: opschonen vóór je begint

De verleiding is groot om eerst te migreren en daarna op te ruimen. Doe dat niet. Opschonen doe je vóórdat de data het nieuwe systeem in gaat.

Begin met een inventarisatie. Welke data heb je, waar staat het, en hoe oud is het? Exporteer je huidige data naar een overzicht en stel jezelf drie vragen per record of tabelsoort: is deze data nog actueel, is ze compleet en heeft ze waarde voor het nieuwe systeem?

Klanten die al vijf jaar niets hebben afgenomen. Producten die al lang niet meer worden verkocht. Contactpersonen zonder e-mailadres. Je hoeft dat niet mee te nemen. Minder data migreren is bijna altijd verstandiger dan alles meenemen voor de zekerheid.

Maak ook afspraken over duplicaten. In de meeste systemen zitten ze: dezelfde klant twee keer, met een andere spelling of een oud adres. Bepaal welke versie de juiste is, en merge ze vóór de migratie.

Stap 2: data mapping — wat gaat waar naartoe?

Als je data schoon is, begint het inhoudelijke werk: mapping. Je bepaalt welk veld in het oude systeem overeenkomt met welk veld in het nieuwe systeem.

Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk zit er altijd verschil. Het oude systeem had één veld voor naam; het nieuwe heeft voornaam en achternaam apart. De status van een order heette vroeger 1, 2 of 3; nu zijn het leesbare labels. De btw-code verschilt per land, maar dat stond vroeger nergens in je systeem.

Goede mapping doe je in een spreadsheet of document waar elke kolom staat beschreven: de bronveld-naam, de doelveld-naam, het datatype, eventuele transformaties en uitzonderingen. Dit document is niet alleen technisch — het helpt ook om met de opdrachtgever te controleren of de logica klopt. Mapping is een gesprek, geen aanname.

Als het nieuwe systeem werkt met API-koppelingen en integraties, zit de mapping vaak al deels in de koppeling verwerkt. Zo kun je data niet alleen eenmalig overzetten, maar ook structureel laten synchroniseren tussen systemen.

Stap 3: testrondes — vertrouw niets wat je niet hebt gezien

Na de mapping voer je geen directe migratie uit naar productie. Je test eerst — meerdere keren.

Testmigratie één: technisch. Draai de migratie in een testomgeving. Kijk of de data foutloos ingeladen wordt, of datatypes kloppen en of er geen verplichte velden leeg blijven.

Testmigratie twee: inhoudelijk. Laat de mensen die dagelijks met de data werken door de resultaten gaan. Herkennen ze de klanten? Kloppen de bedragen? Staan de statussen goed? Dit is de stap die het meest wordt overgeslagen — en die de meeste fouten boven tafel haalt.

Testmigratie drie: edge cases. Zoek bewust naar uitzonderingen. De klant met twee adressen. De order die halverwege is geannuleerd. Het product met een kommaprijs in een systeem dat puntnotatie verwacht. Edge cases zijn klein maar gevaarlijk als ze onopgemerkt blijven.

Pas als alle drie de lagen kloppen, ga je live. En zelfs dan: zorg voor een rollback-plan. Als er iets mis gaat na de go-live, wil je weten hoe je terug kunt.

Wat je beter achter kunt laten

Niet alles wat in het oude systeem zit, verdient een plek in het nieuwe. Soms is een datamigratie ook een moment van opruimen.

Logdata van vijf jaar geleden. Notities die niemand meer leest. Aanmeldingen van mensen die nooit klant zijn geworden. Testorders uit de beginfase. Al die gegevens vertroebelen het nieuwe systeem en kosten opslagruimte, zonder dat ze iets opleveren.

Bepaal samen met de mensen die het systeem gaan gebruiken wat ze echt nodig hebben. Alles wat niet actief nodig is, archiveer je buiten het nieuwe systeem — of je laat het los. Dat is geen verlies, dat is een bewuste keuze.

Zie je in dit traject ook kansen om processen anders in te richten? Dan is datamigratie een goed moment om dat mee te pakken. Bekijk ook wat er mogelijk is op het gebied van digitalisatie en automatisering — soms is een migratie het startpunt voor een slimmere manier van werken.

Datamigratie en nieuwe koppelingen

Een datamigratie staat zelden op zichzelf. Zodra het nieuwe systeem live is, wil je dat het ook praat met de rest van je software. Je boekhouding, je webshop, je CRM. Dat is precies waar je zonder goede voorbereiding opnieuw handmatig gaat overtypen — en dat is nu net het probleem dat je wilde oplossen.

In het project DHK Kozijnen bouwden we een orderbeheerintegratie met Exact Online, zodat data na de migratie automatisch op de juiste plek terechtkwam. Geen dubbel invoeren meer, één bron van waarheid. Dat is het resultaat waar je naartoe wilt werken.

Wil je ook weten hoe koppelingen met tools als Exact Online of Mollie in de praktijk werken? Lees dan verder over Moneybird of Exact koppelen of Mollie en betalingen koppelen.

Een datamigratie laten begeleiden

Een datamigratie goed doen kost tijd en aandacht. Niet alleen technisch, maar ook organisatorisch: wie beslist wat er meegaat, wie controleert de testmigraties, wie geeft groen licht voor go-live?

Bij Roesware begeleiden we datamigratietrajecten als onderdeel van een groter project — van een nieuwe webapplicatie tot een koppeling tussen systemen. We beginnen bij je data, niet bij de techniek. Wat heb je, wat heb je nodig, en hoe zorgen we dat het nieuwe systeem meteen goed staat?

Heb je een overstap in het vooruitzicht en wil je weten hoe dat eruitziet? Neem contact op — even sparren over je situatie is altijd mogelijk, zonder verkooppraat.